Бухучет инфо

Упростите ведение бизнеса с помощью ЭЦП

Ни для кого не секрет, что в ведении бумажных документов есть очень много недостатков. Каждый человек, а особенно бизнесмен, знаком с бесконечными стеллажами, заполненными папками для бумаг, поддельными подписями на документах и длинными очередями с платежными поручениями в руках. И это далеко не полный список недостатков бумажного документооборота.

Чтобы избавиться от всего этого, вы можете, конечно, закрыть бизнес и не заниматься всем этим вовсе. Но один из более правильных способов – переход на использование электронной цифровой подписи. Юридически, обычные подписи и электронные имеют одинаковую силу, но вторая на порядок удобнее в использовании и имеет больше функций.

elektronnaya-podpis

Безопасно ли использовать электронную подпись

Использование ЭЦП абсолютно безопасно.

Во-первых, её невозможно подделать.

Во-вторых, она не только удостоверяет документ, но и защитит его от любого рода изменений.

Происходит это так: после того, как вы подписываете документ электронной подписью, между ней и документом устанавливается связь, которая разрывается при внесении изменений с любой стороны.

То есть, если вносится даже дополнительная запятая, то документ утрачивает связь с подписью. Соответственно теряется юридическая сила.

Причем никто не сможет подделать электронную подпись. Так что использовать её вполне безопасно.

elektronnaya-podpis-dlya-biznesa

Чем же полезно электронная подпись для бизнеса?

ЭЦП помогает решить следующий бизнес-задачи:

электронные торги

Для того чтобы участвовать в электронных торгах на площадках необходимо электронная цифровая подпись. Без неё невозможно получить доступ к торгам.

электронный документооборот

Это позволит сократить расходы на содержание документов, а также оперативно получать доступ к документам разным филиалам компании.

сдача отчётности

Сегодня есть возможность передавать документы в налоговую, пенсионный фонд и другие инстанции через интернет, что занимает несколько минут. Но в таком случае у вас обязательно должна быть электронная подпись.

расширение географии

Теперь не нужно оформлять долгосрочные командировки, чтобы заключить договоры с партнерами по бизнесу в других городах или даже странах. Где можно подписать в электронном виде.

ЭЦП является стопроцентным аналогом обычный подписи и даже в суде является доказательством.

Как и где получают ЭЦП?

Создание и получение электронной подписи занимает буквально несколько часов. Это можно сделать в аккредитованный центрах выдачи ЭЦП.

К примеру ntpc.ru - проверенный центр получения электронной подписи в Санкт-Петербурге, в котором вы можете купить ЭЦП.

Для создания подписи необходимы следующие документы:

  • паспорт или другой документ о личности заявителя: оригинал или нотариально заверенная копия
  • уставные и регистрационные документы на организацию, улучшающую ЭЦП
  • заявление на получение, которое пишется на месте в удостоверяющем центре.

Важно понимать цифровая подпись даётся не компании, а человеку, который будет представлять данную компанию и подписывать документы. Например, директор, главбух или другой сотрудник компании, которому доверяют подписание документов.

В некоторых случаях оформляют доверенность на пользование ЭЦП другим сотрудником, которая будет использоваться, когда владелец пойдет в отпуск будет на больничном.

Подпись выдается на один календарный год. Когда он заканчивается, ЭЦП нужно перевыпустить в том же в удостоверяющем центре или в каком-нибудь другом.

Комментарии:

 

Голосование

Планируете ли вы составлять бух. отчетность по упрощенной форме для малых предприятий?