Бухучет инфо

Что делать, если на предприятии пропала трудовая книжка работника

Печать

Ранее ИП к оформлению трудовых отношений относился не очень "аккуратно". При инвентаризации трудовых книжек выяснилось, что одной трудовой книжки нет. Сотрудник принят в 2007 году. В журнале учета трудовых книжек записи о сдаче именно этой трудовой книжки нет, остальные записи есть, но сотрудник утверждает, что ее сдавал. Никаких сведений о сдаче книжки нет. Какие риски в такой ситуации несет ИП? Какие действия следует предпринять?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Существует риск того, что ситуация будет квалифицирована как утрата работодателем трудовой книжки работника. За такое нарушение работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан оформить работнику её дубликат. Сделать это необходимо до увольнения работника, в противном случае существует риск привлечения работодателя к материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.

Обоснование вывода:

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее по тексту - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

В рассматриваемом случае выявлено отсутствие трудовой книжки работника. Работник утверждает, что при приеме на работу представил трудовую книжку, однако сведения о ее представлении у работодателя отсутствуют.

Некоторые суды полагают, что в случае спора доказать факт передачи работодателю трудовой книжки должен работник. Если в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нет записи о принятии от работника его трудовой книжки, а прямые доказательства передачи работником не представлены, это свидетельствует о том, что книжка не передавалась (смотрите, например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.02.2015 N 33-1880/2015, определение Курганского областного суда от 12.02.2015 N 33-389/2015, определение Верховного Суда Республики Коми от 27.04.2015 N 33-1931/2015, определение Московского городского суда от 23.01.2015 N 4г-416/15).

Однако столь же распространенной является точка зрения, согласно которой именно работодатель должен доказать, что работник не передавал ему свою трудовую книжку. Согласно ст. 65 ТК РФ работник, не в первый раз устраивающийся на основное место работы, при заключении трудового договора предъявляет работодателю среди прочих документов трудовую книжку. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Поэтому допустимым доказательством того, что трудовая книжка работником не предъявлялась и не передавалась работодателю, может быть только соответствующее письменное заявление работника, а не отсутствие записи в журнале движения трудовых книжек. Когда подобного заявления нет, суды приходят к выводу, что трудовая книжка работодателю передавалась (смотрите, например, определение Архангельского областного суда от 19.01.2015 N 33-281/2015, определение Верховного Суда Удмуртской Республики от 03.09.2014 N 33-3001/2014, определение Свердловского областного суда от 23.12.2014 N 33-16865/2014, определение Московского городского суда от 26.03.2014 N 33-9325/14, определение Московского городского суда от 24.11.2011 N 33-38353).

За неисполнение обязанности по хранению трудовой книжки работника и ее утрату работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, он обязан оформить её дубликат (смотрите определение Курского областного суда от 10.02.2011 N 33-306-2011, определение Челябинского областного суда от 01.12.2011 N 33-12922/2011).

Причем оформить дубликат трудовой книжки надлежащим образом работодатель должен до увольнения работника, в противном случае существует риск привлечения работодателя к материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ (смотрите, например, определение Московского областного суда от 22.04.2015 N 33-9381/2015, определение Санкт-Петербургского городского суда от 19.12.2011 N 33-19330/2011).

Порядок оформления дубликата трудовой книжки регламентирован разделом III Правил, а также разделом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее по тексту - Инструкция).

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

В соответствии с п. 7.2 Инструкции после такой общей записи стаж записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32 Правил).

По материалам: http://www.audit-it.ru/

Комментарии:

 

Голосование

Планируете ли вы составлять бух. отчетность по упрощенной форме для малых предприятий?