Бухучет инфо

Как организовать службу делопроизводства

Грамотная организация службы делопроизводства позволяет оптимизировать функционирование всего предприятия. Квалифицированные сотрудники имеют все необходимые знания и умения по части методологии обустройства документооборота и регламентации бизнес-процессов.

Какие решения могут быть использованы в рамках данных работ?

Специалист выполняет следующие задачи:

  1. Разрабатывает организационную структуру, которая будет заложена во внутреннюю службу документооборота.
  2. Создает центр с компетенциями, регламентирующими бизнес-процессы. Им является отдел методологии. В нем разрабатывается нормативная методика, выстраиваются структурные и функциональные изменения.
  3. Внедряет подходящую в конкретном случае нормативную методику. Это может быть централизованный или децентрализованный способ. В зависимости от выбора технологии, полномочия ложатся на отдел методологии или сотрудников, ответственных за все вопросы документооборота в каждом подразделении.

Разработка организационной структуры, создание центра с компетенциями и внедрение оптимальной нормативной методологии должны возлагаться на опытного специалиста.

О сопутствующих задачах

Служба делопроизводства в структуре организации выполняет такие работы, как:

  • проектирование бланков и передача их в производство, контроль за изготовлением;
  • создание, копирование и тиражирование документов;
  • упорядочивание всех этапов, через которые проходят документы в компании;
  • экспедиторское исследование входящей и исходящей документации;
  • регистрирование и учет всего, что поступает в организацию и отправляется от ее имени;
  • осуществление контроля за тем, как исполняются регламентированные задачи;
  • систематизация, хранение и использование документов;
  • защита информации.

Крупные организации нередко отдают эти задачи на аутсорсинг, что значительно сокращает финансовые издержки и гарантирует высокое качество выполнения работ. Это обусловлено тем, что специалисты, оказывающие услуги такого рода, занимаются исключительно такими вопросами и имеют большой опыт ведения подобной деятельности. Также профессионалы ответственны за создание положительной репутации компании, в которой работают. Они заинтересованы в своей эффективности.

При выборе организации опирайтесь на следующие критерии оценки:

  • гибкая система подсчета стоимости услуг – клиент должен оплачивать только те работы, которые ему необходимы;
  • обеспечение информационной безопасности в соответствии с действующими сертификатами;
  • штат квалифицированных и опытных сотрудников, которые работали с предприятиями из разных отраслей бизнеса.

Для получения более подробной информации по организации службы делопроизводства обратитесь к нашему специалисту. Звоните нам по номеру +7 (495) 225-87-39 или пишите на почту Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. . Также вы можете заказать обратный звонок на сайте, и мы с вами оперативно свяжемся.

Комментарии:

 

Голосование

Планируете ли вы составлять бух. отчетность по упрощенной форме для малых предприятий?