Бухучет инфо

Использование онлайн-касс подразумевает необходимость ведения сопутствующей документации.

Что для этого потребуется

По состоянию на 2018-2019 годы сведения в первичные кассовые отчетности вносятся в автоматическом режиме. Однако в законодательных нормах прописан перечень пунктов, обязательных к соблюдению:

• ведение кассовой книги;
• заполнение ПКО, РКО при операциях с наличными денежными средствами;
• предоставление покупателю чекового документа;
• выдача бланка строгой отчетности, содержащего набор требуемых реквизитов.

За счет того, что в законодательные нормы относительно недавно были внедрены изменения, правила взаиморасчетов между кассирами и покупателями упростились. Теперь львиная доля документов отменена, ведь хранить большую часть информации можно в фискальном накопителе, а затем она автоматически направляется оператору фискальных данных.

Алгоритм действий кассира

Кассир, используя онлайн-кассу, должен выполнять следующие действия.

1. Открытие новой смены.
2. Пробивание чеков в процессе проведения каждой сделки по купле-продаже (в чеке должны быть все необходимые реквизиты).
3. В некоторых случаях допустима отправка бланков строгой отчетности.
4. Передача отксерокопированной компании документа на электронную почту, если у клиента есть такое желание.
5. Закрытие отработанной смены.
6. Формирование Z-отчета.

Современные модели онлайн-касс могут создавать новые типы документов. Это чеки коррекции, в которых содержится обязательная отметка о возврате прихода.

Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа. При нарушении данного ограничения потребуется объяснить ситуацию представителям налоговых органов.

Важную роль играет своевременное предоставление сведений: информация об операциях, проведенных по кассе, должна поступать оператору фискальных данных не позже чем спустя 30 дней. Если этого не произошло, необходимо сделать обращение к специалистам в целях проверки качества соединения.

Перечень требуемых документов

Невзирая на упразднение ряда форм, некоторые бумаги по-прежнему считаются обязательными для работы с наличностью.

1. Кассовая книга. Ее заполнение осуществляется исключительно за то время, когда производилось движение наличных средств. Заполнить документ можно несколькими способами – в ручном режиме на специальном бланке, на компьютере с последующей распечаткой, в цифровом формате. Каждый метод имеет свои положительные и отрицательные стороны. Данные всегда заверяются с помощью электронно-цифровых подписей, принадлежащих ответственным лицам.
2. Приходный кассовый ордер. Цель применения этого документа – внесение данных о наличности, которая поступила в кассу предприятия. Документ заполняется на основе фискальных документов кассы – сведений, которые передаются в контролирующие органы в виде чека или БСО. В случае оформления ПКО в электронном формате корешок квитанции не является обязательным.
3. Кассовый чек. Он создается на все приходные операции, клиенту выдается в бумажном виде, а при необходимости – в электронном, на e-mail. В документе должны содержаться все необходимые реквизиты – система налогообложения, которую использует предприятие, QR-код и так далее.
4. Чек коррекции. Этот документ необходим, чтобы подтвердить факт расхождения суммы наличных средств в кассе с данными, переданными в ОФД. Есть несколько ситуаций, в которых кассир может столкнуться с необходимостью пробить чек коррекции. Например, отсутствие пробитого на кассовом аппарате чека в связи с отключением электроэнергии. Или допущение ошибки и ее позднее обнаружение.
5. Чек с отметкой о возврате прихода. Выдача этого документа производится при возврате товаров и услуг покупателям или при обнаружении неправильных итогов в присутствии клиента.

Без каких документов можно обойтись

Модернизация расчетных операций и полный переход на новую технику позволили отказаться от заполнения внушительного количества первичных документов. В их числе – формы КМ-1 – КМ-9:

• журнал кассира;
• справка-отчет;
• сведения, зафиксированные вследствие снятия показаний счетчиков;
• сумма выручки.

Данные из этих документов традиционно фиксируются автоматически и в течение продолжительного времени хранятся в памяти ФН.

Есть ли исключения

Индивидуальные предприниматели могут не следовать кассовой дисциплине и не использовать унифицированные шаблоны для создания документации. Все, что требуется от специалистов в этом случае – печать и выдача кассового чека. В некоторых ситуациях могут потребоваться бланки строгой отчетности. Также к исключениям можно отнести организации, которые не перешли на новое кассовое оборудование в 2018 году.