Табель учета рабочего времени на 2016 год
Каждому работодателю вменяется вести учет фактически отработанного персоналом времени, согласно требований ТК РФ. Исключений для организаций с разными формами собственности и даже для индивидуальных предпринимателей - нет.
Особенности учета рабочих часов
Вести учет рабочего времени бухгалтерия предприятия может по одному из 2-х вариантов:
- поденным способом, при котором ведется учет каждого дня;
- суммированным, в случае, когда не удается установить ежедневную продолжительность трудового дня у сотрудника.
Нормами Трудового Кодекса длительность рабочей недели должна составлять 40 часов.
Но именно для второго варианта учета этот показатель может отклоняться от норматива. Зато на протяжении отчетного периода все фактические переработки должны компенсироваться недоработками. В данном случае отчетным периодом может служить хоть месяц, хоть квартал.
Продолжительность рабочей недели в 40 часов предусмотрена для совершеннолетних работников. Для тех, кто не достиг пока 16 лет – это 24 часа в неделю.
Для начала ведения суммированного учета рабочего времени в компании, достаточно издать приказ руководителя, который может быть создан в произвольной форме.
Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.
Отличия бланков табелей рабочего времени
Ведется этот важный документ на бланке форм Т12 либо Т13. Разрешается разработка и собственного бланка, если он будет содержать все необходимые реквизиты (они указываются в Законе №402-ФЗ).
Выбранную форму можно закрепить приложением к приказу по предприятию.
Если в организации не налажен автоматический учет присутствия персонала на рабочем месте, применяйте стандартную форму Т-12.
С ее помощью предусмотрены возможности для контроля отработанного сотрудниками времени и по учету произведенных им выплат.
Если эти показатели ведутся у вас отдельно, можно заполнять только 1-й раздел под названием «Учет рабочего времени». В этом случае он и будет самостоятельным бланком.
Форма Т13 используется в тех компаниях, на которых налажен контроль входа и выхода персонала в автоматическом режиме с помощью пропускных систем контроля доступа.
Это позволяет сократить временные издержки по учету, и для этих целей лучше подойдет форма Т13, поскольку в ней не предусмотрено отображение данных по оплате труда.
В табелях обеих форм располагаются графы, которые требуют обязательного занесения данных. Это число появлений на рабочем месте или отсутствий с указанием причин невыхода, сведения о сверхурочной работе или переработках, сведения о командировках и простоях в процессе производства.
Именно на основании Табеля учета каждому из сотрудников производится начисление заработной платы.
Для этого используются тарифные ставки согласно сетки должностных окладов. Одновременно учитывается фактически отработанное количество часов.
Под повременную оплату труда подпадают сотрудники вспомогательных типов производств, а также руководители компаний.
Эта же ситуация имеет место в случае оплаты труда совместителей. А вот при сдельной форме оплаты труда вознаграждение рассчитывают на основании расчетного табеля, наряда на работы, маршрутных листов и других подобных бланков.
Благодаря разнообразию предусмотренных для оплаты труда возможностей, каждая бухгалтерия может выбирать для определенной категории персонала ту или другую форму занятости и оплаты.
Заполнение и обработка табеля
Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.
В случае необходимости разрешается добавление количества граф для отображения дополнительных критериев. Затраты на рабочее время могут отображаться в табелях регистрацией только невыходов на работу с указанием причин.
Бланки табелей могут изготавливаться с использованием современных печатных технических средств. В этом случае часть реквизитов может быть уже заполнена, например:
- структурное подразделение компании;
- ФИО работника;
- профессия и специальность сотрудника;
- табельный номер.
Это сведения, которые относятся к разряду постоянных и потому редко подлежат изменениям. На основании заполненного табеля производится начисление оплаты труда, контролируется соблюдение режима рабочего времени персоналом и составляется статистическая отчетность.
Кроме того, форма служит основанием при проверке инспекциями по охране труда – на основании ее смотрят, не было ли нарушений по допустимой продолжительности рабочего времени и нарушений трудового законодательства вообще.
Неправильное заполнение табеля влечет штрафы для руководства в сумме 1000-5000 рублей, а для самого предприятия 30-50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАп).
Заполняется табель, как уже говорилось выше, уполномоченным лицом, а подписывается сотрудником, ответственным за кадровый учет и начальником структурного подразделения. После этого документ передается в бухгалтерию для произведения начислений заработной платы.
Время, отработанное в компании в праздничные дни, отражается при помощи специальных кодов. За выход на работу в такие дни сотруднику полагается двойной размер оплаты, равно как и дополнительный день для отдыха.
В табелях такие ситуации отмечают кодировкой РВ.
Необходимость своевременного отображения данных
Рассмотрим пример: работник одного из предприятий уехал в медицинское учреждение, предупредив отдел кадров о том, что подтверждающим документом станет больничный лист. Однако согласно предоставленной им справке, речь шла о получении медицинской консультации.
В этом случае, причиной отсутствия на рабочем месте стала не болезнь, а собственная инициатива сотрудника. А, значит, такая неявка может расцениваться прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями.
За такие дни в табеле будет проставляться отметка с кодом «НН». Для периодов командировок в табель заносятся отметки «К».
Необходимость правильного заполнения табеля обусловлена еще и тем, что Фондом соцстрахования могут быть не засчитаны затраты компании по листку нетрудоспособности. Невозможно будет подтверждение количества отработанных работником дней, а это необходимо для правильного расчета вознаграждения.
Изменения в табелях учета рабочего времени в 2016 году
В 2016 году изменений, касающихся форм бланков по учету рабочего времени, не запланировано.
Табель учета рабочего времени на 2016 год: сложности с больничными
При расчете и оформлении детских больничных в любой момент вы можете столкнуться с двумя ситуациями. Во-первых, сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача. Во-вторых, филиал ФСС РФ может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день. В обеих ситуациях совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени и внести эти дни в справку о заработке.
Табель учета рабочего времени, когда вместо больничного листа - справка
Количество дней больничного, которые должна оплатить компания, зависит от возраста ребенка. Например, если болеет малыш младше 7 лет, то пособие оплачивают не более чем за 60 календарных дней за год, если возраст ребенка от 7 до 15 лет — не более 45 календарных дней (ст. 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если этот предел превышен, за сверхлимитные дни нетрудоспособности пособие не назначают. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками.
Однако законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). И даже чиновники считают, что врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни (письмо ФСС России от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772).
Тем не менее, справка от врача подтверждает, что работа пропущена по уважительной причине. Принять ее в качестве оправдательного документа можно. Если же количество дней по уходу за ребенком еще не превысило лимит, для для пособия нужен листок нетрудоспособности.
Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени
Проставьте в табеле те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом «Б». А дни, которые врач оформил справкой, — кодом «Т» (больничный без назначения пособия).
Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет — только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).
Как заполнить справку о заработке
Такую справку в день увольнения вы обязаны выдавать каждому сотруднику (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Среди прочего в ней нужно указать и время ухода за больными детьми. В том числе в ней нужно привести и те дни, пособие за которые вы не выплачивали. Даже если они оформлены не больничным, а справкой.
Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне
Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный (п. 23 Порядка № 624н), а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью. Ведь у этих двух пособий разные основания для выплаты.
Но специалисты некоторых филиалов ФСС РФ считают, что в такой ситуации больничное покасобие работнице не положено. По их мнению, чтобы получить больничные, она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. В ФСС нам подтвердили, что такая позиция незаконна. Поэтому компания должна назначить пособие. А если филиал фонда откажется его возмещать, можно жаловаться руководителю этого филиала или в региональное отделение ФСС РФ.
Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом «ОЖ». В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом «ОЖ» ставьте также код «Я» (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, — кодом «Б» (или «Т», если дни болезни сверхлимитные).
Пример
Работница ООО «Пионер» Свиридова И.С. ухаживала за больным ребенком с 12 по 26 декабря 2016 года включительно (всего 15 календарных дней). Из них пять дней — сверхлимитные (с 22 по 26 декабря). Возраст ребенка на момент заболевания один год и пять месяцев. Сотрудница находится в отпуске по уходу за этим ребенком и при этом с 11 января 2016 года вышла на неполную рабочую неделю.
Так как сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, в табеле учета рабочего времени бухгалтер все дни декабря обозначит кодом «ОЖ». Одновременно дни, когда сотрудница выходила на работу — 1 декабря, с 5 по 8 декабря, с 27 по 29 декабря — бухгалтер обозначил кодом «Я», дни оплачиваемого больничного (с 12 по 21 декабря) — кодом «Б», а сверхлимитные дни (с 22 по 26 декабря) — кодом «Т».
Каким получится табель учета рабочего времени на 2016 год, смотрите в образце.
Как заполнить справку о заработке
Если сотрудница, которая работала по сокращенному графику и брала детский больничный в 2015 году, уволится в 2016 году, то обязательно встанет вопрос: как заполнить справку о заработке и исключаемых периодах? Во-первых, в разделе 3 справки нужно указать всю сумму начисленной зарплаты. А во-вторых, в разделе 4 — все дни отпуска по уходу за ребенком, то есть включая те дни, когда сотрудница работала неполный рабочий день (письмо ФСС РФ от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12–7942).
Кроме того, по общему правилу нужно показать и время, когда сотрудница брала больничный по уходу за ребенком. Однако в данном случае это не имеет никакого смысла, поскольку дважды исключить один и тот же период все равно не получится. Но если вы все же укажете в справке периоды временной нетрудоспособности, которые накладываются на время отпуска по уходу, ошибкой это не будет. При этом само количество исключаемых дней в справке должно соответствовать фактическому.
Например, весь 2015 год работница была в отпуске по уходу и работала неполный день. Кроме того, она оформляла больничные в общей сложности на 25 дней. Тогда в справке должно стоять 365 исключаемых дней. Указывать сумму (390 дней) не нужно. Но если вы затем расшифруете все исключаемые периоды, то есть покажете и отпуск по уходу, и периоды болезни, справку можно не переделывать.
Табель учета рабочего времени на 2016 год (образец)
1. Учет использования рабочего времени
По материалам: blog.ksio.ru и glavbukh.ru
Всегда опирайтесь на мысль о том, что ваше собственное решение добиться успеха намного важнее всего другого.
