• Главная
• >
• Микс

Российское трудовое законодательство требует от работников предоставления отчётных документов, поскольку расходы, понесённые во время командировки, не могут быть возмещены без подтверждающих документов.

Отчётные документы для командировочных делятся на две основные категории — подтверждение командировки и подтверждение проживания работника в общежитии.

Первый тип – это командировочное удостоверение или посадочный талон. Второй тип расходов должен быть подтверждён квитанциями:

• квитанции за проживание в гостинице (если во время командировки вы проживали в частном доме, необходимо представить отчетные документы за проживание в квартире);
• кассовый счёт за продукты или другие необходимые товары;
• счёт - фактура;
• договор аренды;
• квитанция на оплату различных услуг.

Деловая поездка в организации является неотъемлемой частью деятельности. Её цель может быть различной: подписание контракта, приобретение необходимых товаров, продажа продукции или обучение.

Концепция деловой поездки

Определение служебной командировки содержится в пункте 2 статьи Трудового кодекса Российской Федерации и в правилах, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года №749.

Служебная командировка — это перемещение по просьбе работодателя на определённый срок для выполнения задания, вне места постоянной работы.

Когда сотрудники отправляются в командировку, им выплачивается фиксированный доход, основанный на средней заработной плате, и компенсируются расходы, понесённые во время командировки (при этом сотрудники должны представить документы из гостиницы, подтверждающие его проживание).

Работникам, находящимся в командировке, предоставляются следующие гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ:

• сохранение обязанностей и должности;
• сохранение среднего заработка на время командировки;
• возмещение расходов на время командировки.

Нужные документы

Если сотрудник едет в командировку, ему понадобится полный комплект документов:

• Служебное задание (направление в командировку);
• Служебная записка (если во время командировки используется автомобиль);
• Приказ о командировке (представленный в форме Т9 и Т9а, в котором указан пункт назначения, цель поездки, срок командировки, источник средств);
• Авансовый отчёт (представленный в форме АО-1, в котором указано подтверждение расходов во время командировки);
• Табель учёта рабочего времени (в котором написан расчёт рабочих дней, отпуск и каникулы оплачиваются в двойном размере);
• Командировочное удостоверение (представленное в форме Т-10, для командировок по России и в страны СНГ).

Командировочное распоряжение

Приказ о командировке издаётся работодателем и регистрируется в журнале учёта. В каждой компании существует свой утверждённый формат этого документа. В котором указана следующая информация:

• Ф. И. О. сотрудника, направляемого в командировку;
• цель командировки;
• место назначения;
• дата отъезда;
• период пребывания в пункте назначения.

После заполнения приказа о командировке, он передаётся исполнителю поездки.

Возвращение из командировки

По прибытии необходимо представить отчёт о расходах. Для этого к отчёту об авансе должны быть приложены квитанции за проживание, проезд, питание и другие возможные расходы. Данная документация должна быть представлена сотрудником в течение 3 дней после возвращения домой.

В документе должна быть указана следующая информация:

• сумма первоначального авансового платежа;
• номер документа;
• дата выплаты;
• лицо, получившее авансовый платёж (Ф. И. О. и должность);
• сумма потраченных средств;
• сумма причитающегося остатка, если таковой имеется;
• документация, сопровождающая выплату.

Следует отметить важность правильного заполнения документации. Если авансовый отчёт заполнен неправильно, он не может быть использован для возмещения расходов и не может быть использован для сбора налоговой документации.

• Эффективное распределение рабочего времени на круглосуточных работах
• Как ИП платить алименты
• В 2022 ПФР упростит получение пособий
• Имеет ли работодатель право не допускать в столовую работников без QR-кода
• Оплачивать ли отпуск сотруднику, получающему образование не по профилю работы?
• Бразильский орех: как выбрать и насладиться
• Бухгалтерский учет для малого бизнеса без головной боли и штрафов