• Главная
• >
• Микс

Время от времени любой компании нужно разобраться с утратившими актуальность, устаревшими, попросту говоря, ненужными бумагами. Кто-то стремится сделать это своими силами, кто-то — обращается к профессионалам. Учитывая высокую трудозатратность и низкую стоимость этого процесса, решение обратиться к специалистам кажется вполне разумным.

Но многие не до конца понимают, как организовано уничтожение документов, требует ли это какой-то подготовки и как происходит процесс.

Архивная обработка дел и документов

Если еще в процессе работы вы выделяете документы и дела с истекшим сроком годности, собираете все черновики и прочие ненужные бумаги, то как таковая архивная обработка не требуется. Важно только оформить соответствующими актами, что часть архива отправляется в утиль.

Но если вы просто планируете немного «проредить» свое хранилище, то придется провести глубокий анализ. Итак, зачем нужна архивная обработка дел перед их уничтожением? Прежде всего, для того, чтобы разобраться, что, действительно, подлежит уничтожению, а что нужно оставить или передать на хранение в государственные архивные фонды.

Важно просматривать документы полистно, чтобы не получилось, что важная страница затесалась в папку с ненужными и отправилась на переработку.

Кроме того, в процессе такого анализа вы подготовите акты, в соответствии с требованиями законодательства.

Процесс уничтожения

Если вы обращаетесь за этой услугой к профессионалам, вам больше не нужно делать ничего (хотя и архивную обработку можно при необходимости заказать).

Процесс выглядит следующим образом:

• сотрудники компании-подрядчика приезжают к вам и забирают отобранные документы;
• они освобождают их от скрепок, папок и других посторонних элементов;
• бумаги загружают в промышленный шредер, где они тщательно измельчаются и превращаются в сырье для дальнейшей переработки;
• затем полученную массу обрабатывают и объединяют в специальные кипы;
• и, наконец, отправляют на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат.

По завершении работ вы получаете акты.

Как удостовериться, что все проведено правильно?

У многих заказчиков возникает вопрос, как убедиться, что бумагу действительно измельчили и отправили в переработку, а не выбросили на ближайшей помойке?

Для этого многие компании предлагают услугу личного присутствия: представитель вашей компании приезжает на место уничтожения и лично наблюдает за тем, что все документы попали в шредер и отправились на изготовление новых бумажных изделий.

• Эффективное распределение рабочего времени на круглосуточных работах
• Как ИП платить алименты
• В 2022 ПФР упростит получение пособий
• Имеет ли работодатель право не допускать в столовую работников без QR-кода
• Оплачивать ли отпуск сотруднику, получающему образование не по профилю работы?
• Бразильский орех: как выбрать и насладиться
• Бухгалтерский учет для малого бизнеса без головной боли и штрафов