• Главная
• >
• Микс

Для оптимизации процессов работы с документами необходимо позаботиться о внедрении системы электронного документооборота. Она будет актуальна на любой стадии работы с документами: в процессе их разработки, утверждения, отправки и т.д. Внедрение СЭД обеспечивает возможность организации контролируемого взаимодействия между различными подразделениями компании. За счет этого гарантируется выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами.

Этапы внедрения

Решение купить СЭД – это только лишь полдела. Систему электронного документооборота также необходимо внедрить в работу компании. Это многоэтапный процесс, который нужно начинать с анализа действующей системы работы с документами. В ходе анализа могут быть выявлены такие проблемы, как утеря, дублирование или длительное время согласования документов. При наличии таких проблем невозможно создать удобный механизм поиска и обеспечить оперативный контроль на всех этапах работы с документами. Для решения данных проблем и необходимо внедрение СЭД.

На втором этапе формулируются требования к СЭД и разрабатывается план внедрения этой системы. После этого разрабатывается регламент работы СЭД. На этом этапе происходит определение правил работы системы, перечня документов, принимающих участие в электронном документообороте, утверждение их шаблонов и т.д.

Далее система подготавливается к запуску. Для этого выполняется тестирование программного обеспечения и используемого оборудования. Также в обязательном порядке проводится обучение пользователей. Персонал компании должен досконально знать, как работает внедряемая СЭД.

На последнем этапе происходит запуск СЭД в эксплуатацию. Для этого потребуется издание соответствующего распоряжения или приказа. В этом документе должна быть указана дата начала функционирования СЭД, список лиц, у которых есть доступ к системе, и другие важные сведения.

Для чего внедрять СЭД?

Внедрение СЭД необходимо не для искоренения бумажных документов. Эта система используется для создания эффективной среды управления и коммуникаций. Поэтому без системы электронного документооборота не может обойтись ни одна большая компания с разветвленной сетью филиалов. СЭД также актуальна для организаций со специфическими условиями труда.

В целом применение такой системы целесообразно для любой компании, заинтересованной в обеспечении защиты персональных данных, регламентировании порядка получения и применения электронной подписи, разграничении кадровых документов, организации резервного копирования и т.д.

• Эффективное распределение рабочего времени на круглосуточных работах
• Как ИП платить алименты
• В 2022 ПФР упростит получение пособий
• Имеет ли работодатель право не допускать в столовую работников без QR-кода
• Оплачивать ли отпуск сотруднику, получающему образование не по профилю работы?
• Бразильский орех: как выбрать и насладиться
• Бухгалтерский учет для малого бизнеса без головной боли и штрафов