Как организовать службу делопроизводства
Как организовать службу делопроизводства?
Грамотная организация службы делопроизводства позволяет оптимизировать функционирование всего предприятия. Квалифицированные сотрудники имеют все необходимые знания и умения по части методологии обустройства документооборота и регламентации бизнес-процессов.
Какие решения могут быть использованы в рамках данных работ?
Специалист выполняет следующие задачи:
- Разрабатывает организационную структуру, которая будет заложена во внутреннюю службу документооборота.
- Создает центр с компетенциями, регламентирующими бизнес-процессы. Им является отдел методологии. В нем разрабатывается нормативная методика, выстраиваются структурные и функциональные изменения.
- Внедряет подходящую в конкретном случае нормативную методику. Это может быть централизованный или децентрализованный способ. В зависимости от выбора технологии, полномочия ложатся на отдел методологии или сотрудников, ответственных за все вопросы документооборота в каждом подразделении.
Разработка организационной структуры, создание центра с компетенциями и внедрение оптимальной нормативной методологии должны возлагаться на опытного специалиста.
О сопутствующих задачах
Служба делопроизводства в структуре организации выполняет такие работы, как:
- проектирование бланков и передача их в производство, контроль за изготовлением;
- создание, копирование и тиражирование документов;
- упорядочивание всех этапов, через которые проходят документы в компании;
- экспедиторское исследование входящей и исходящей документации;
- регистрирование и учет всего, что поступает в организацию и отправляется от ее имени;
- осуществление контроля за тем, как исполняются регламентированные задачи;
- систематизация, хранение и использование документов;
- защита информации.
Крупные организации нередко отдают эти задачи на аутсорсинг, что значительно сокращает финансовые издержки и гарантирует высокое качество выполнения работ. Это обусловлено тем, что специалисты, оказывающие услуги такого рода, занимаются исключительно такими вопросами и имеют большой опыт ведения подобной деятельности. Также профессионалы ответственны за создание положительной репутации компании, в которой работают. Они заинтересованы в своей эффективности.
При выборе организации опирайтесь на следующие критерии оценки:
- гибкая система подсчета стоимости услуг – клиент должен оплачивать только те работы, которые ему необходимы;
- обеспечение информационной безопасности в соответствии с действующими сертификатами;
- штат квалифицированных и опытных сотрудников, которые работали с предприятиями из разных отраслей бизнеса.
Для получения более подробной информации по организации службы делопроизводства обратитесь к нашему специалисту. Звоните нам по номеру +7 (495) 225-87-39 или пишите на почту info.ru@ucmsgroup.ru. Также вы можете заказать обратный звонок на сайте, и мы с вами оперативно свяжемся.
Когда закрывается одна дверь к счастью, тут же открывается другая. Но мы часто так долго смотрим на первую, что не замечаем вторую.
