Уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году
В статье готовые шаблоны уведомлений и заявлений о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году. Они понадобятся, чтобы получить от сотрудников ответ, как вести их трудовые книжки. Скачайте образцы уведомлений и заявлений и используйте в работе.
 |
Новая форма сведений о трудовой деятельности сотрудников для ПФР |
Компании должны до 31 октября 2020 года включительно уведомить работников о том, что сведения о трудовом стаже ПФР теперь будет хранить в электронном виде. Дедлайн перенесли с 30 июня (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887). Значит, вы успеете оформить письма и зафиксировать ответы персонала, несмотря на трехмесячное ограничение в работе из-за пандемии.
Ответить работники должны до 31 декабря 2020 года. Если сотрудники не ответят, ведите по ним бумажную трудовую и отправляйте сведения о работниках в электронную базу ПФР по форме СЗВ-ТД.
Официальной формы уведомления и заявлений пока нет. Составить их можно в произвольном виде. Для вашего удобства мы подготовили образцы.
Читайте также, какой налоговый режим выбрать после отмены ЕНВД в 2021 году
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году
Высылайте уведомления всем штатным работникам. Это следует из пункта 4 части 1 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, и каких-либо исключений в нем нет. Тогда как в отношении внештатных совместителей у вас нет такой обязанности, их трудовые книжки ведет основной работодатель (ч. 3,5 ст. 66 ТК). С этим согласны и специалисты Роструда (ответ на вопрос № 118971 от 29.01.2020, сервис «Онлайнинспекция.рф»). Но данные о совместителях рекомендуем отражать в СЗВ-ТД (п. 1.4 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, письмо Минтруда от 25.03.2020 № 14–2/В-308).
Укажите в уведомлении, что у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную. Поясните в уведомлении преимущества электронных трудовых.
Не забудьте предупредить сотрудников о том, что, если они отказываются от бумажной книжки в пользу электронной, позже изменить свое решение не получится. Им возвращают книжку с последней записью «Подано письменное заявление ФИО о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Срок выдачи трудовой книжки по данному основанию аналогичен тому, что предусмотрен частью 1 статьи 62 ТК, — вернуть документ вам нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выборе электронной трудовой книжки (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14–2/В-260).
Также напишите, что при желании сотрудник вправе оставить все по-старому. Тогда работодатель продолжит заполнять книжку на бумаге. Но все сведения о трудовой деятельности придется дублировать в информационную систему ПФР. На сотрудников, которые в 2020 году не напишут ни одно заявление, компании также будете продолжать вести бумажные трудовые книжки. Делать это надо до тех пор, пока работник не даст согласие о полном переводе сведений в цифровой вид.
Образец уведомления о переходе на электронную трудовую книжку
 |
Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки |
Уведомление распечатайте в двух экземплярах. Один их них отдайте сотруднику, а на втором попросите его расписаться. Если работник заявит, что не получал уведомление, у компании будет доказательство того, что компания письменно предупреждала о поправках.
Заявления о том, как вести сведения о трудовом стаже
Работник до конца 2020 года должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он подтвердит письменно. Чтобы сотрудники не запутались, предоставьте им готовые шаблоны ответов (см. образцы 2, 3). Если сотрудник согласен, что данные будут храниться только в электронном виде, верните ему бумажную книжку. Срок - три рабочих дня со дня подачи работником заявления о выборе электронной трудовой книжки.
Заявление о прекращении ведения трудовой книжки
|
Заявление сотрудника об отказе от бумажной трудовой книжки |
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки
|
Заявление сотрудника о сохранении бумажной трудовой книжки |
По материалам сайта gazeta-unp.ru
Всегда опирайтесь на мысль о том, что ваше собственное решение добиться успеха намного важнее всего другого.
